Chi non ha mai desiderato di creare un evento, che sia un compleanno o magari una festa a sorpresa, che non diventasse indimenticabile per gli ospiti?
Le difficoltà sono molteplici ma soprattutto viene richiesta molta organizzazione. Per questo oggi analizziamo i 3 step fondamentali da tenere sempre presenti. Ovviamente sono i piccoli dettagli a fare la differenza, il consiglio è quello di prendere un pò di tempo per organizzare!
Fissare il budget
Che tipo di spese sono da considerare per fissare il budget? Tra i costi più comuni sono inclusi:
- affitto della location;
- spese per il cibo: che sia attraverso un servizio di ristorazione della location, un catering esterno o preparando il cibo in casa;
- spese per gli allestimenti: in una location con servizio completo, potrebbe non essere necessario preoccuparsi degli allestimenti, ma è comunque possibile personalizzarli.
Un aspetto a cui prestare particolare attenzione è l’intrattenimento, determinante per il successo dell’evento e da valutare anch’esso all’interno del budget.
Non sai da dove cominciare? Trova musicisti, gruppi, Dj e band per il tuo evento su piattaforme o siti online e avrai la certezza di assicurarti la soluzione che farà divertire te e i tuoi ospiti, rendendo la giornata indimenticabile.
Da non dimenticare che esistono applicazioni gratuite disponibili per monitorare il budget dell’evento direttamente dal proprio smartphone che possono risultare comode.
Ovviamente le spese elencate hanno diversa importanza in base a ciò che si desidera creare: la location rimane una spesa necessaria e dipende dal numero degli invitati, il cibo ad esempio varia dall’orario fissato, gli allestimenti in caso di una festa a tema, potrebbero essere più onerosi.
L’intrattenimento è qualcosa su cui invece non si dovrebbe risparmiare, dal momento che fa da trait d’union tra i vari elementi della festa, rivelandosi il vero jolly.
Trovare la location e scegliere la data
La scelta della location per la celebrazione può variare notevolmente a seconda del tipo di evento e come già accennato, delle persone coinvolte.
Di seguito sono elencate una serie di alternative da considerare.
- Per una festa di compleanno: la scelta della location dipenderà dall’età del festeggiato. Ad esempio, per i bambini, è possibile considerare diverse opzioni, evitando luoghi come discoteche o pub affollati, luoghi più adatti per gli adulti. Anche uno spazio per eventi privati potrebbe essere una buona soluzione alternativa.
- Per una festa di laurea: la location dipenderà principalmente dal momento in cui si intende festeggiare. Se si desidera organizzare subito dopo la discussione, potrebbe essere preferibile una location vicina all’università per agevolare la partecipazione dei compagni di corso. Altrimenti, se la data è fissata in un giorno diverso, si può considerare anche una sede diversa lontana dall’università.
- Per una festa a tema: questo tipo richiede non solo un abbigliamento a tema, ma anche una selezione musicale adeguata. Ad esempio, se il tema è gli anni ’70, la colonna sonora dovrebbe essere composta esclusivamente da musica di quel periodo. Se possibile, è consigliabile coinvolgere un DJ che possa offrire un servizio personalizzato di musica a tema e ovviamente avvertire gli ospiti per tempo!
È importante dare un preavviso adeguato agli invitati, almeno 2 o 3 settimane prima dell’evento. Le loro agende potrebbero essere già piene di impegni, quindi è meglio anticipare gli avvisi per massimizzare la partecipazione.
Organizzare gli allestimenti
Si pensa che l’allestimento sia importante esclusivamente nelle feste a tema ma non è così! Certo questa tipologia richiede un’attenzione particolare quando si parla di addobbi, decorazioni e via dicendo.
Una volta individuato il tema principale, infatti, l’obiettivo deve essere quello di trasportare gli invitati in una realtà parallela e fuori dal tempo.
Ma anche le feste di laurea e di compleanno possono avere allestimenti speciali, come palloncini e accessori per fare foto divertenti.
