L’Hostess congressuale è una risorsa strategica per la buona riuscita di un evento fieristico, commerciale o congressuale. Svolge i più svariati compiti, che spaziano dalla segreteria al marketing per l’azienda, che l’ha ingaggiata. Spesso l’Hostess congressuale è la prima persona, con cui il potenziale cliente, o partecipante al congresso, si interfaccia. Il suo ruolo diventa fondamentale, non solo per una questione d’immagine, ma per lo sviluppo del business stesso dell’azienda. Ecco il motivo per cui diventa così importante scegliere l’agenzia giusta, che si occupa di fornire Hostess o Steward specializzate/i, in base all’esigenze aziendali, nell’ambito dell’organizzazione di eventi aziendali, congressi e conferenze.
L’Hostess congressuale ricopre un ruolo chiave, all’interno dell’organizzazione, dell’allestimento e dello svolgimento di fiere, congressi ed eventi aziendali. È spesso la prima persona che si relaziona direttamente con i partecipanti, che accoglie il potenziale cliente e fornisce informazioni sulla logistica e sui tempi dell’evento. Collabora, normalmente, con il team di tecnici o commerciali, che presenziano alla fiera o alla conferenza. La sua presenza non è una mera questione di immagine. L’hostess intercetta i primi bisogni del potenziale cliente, senza attese e con gentilezza, e li indirizza ai tecnici e/o commerciali di competenza.
Diventa essenziale scegliere l’agenzia giusta, specializzata nei servizi alle imprese, che operano nel campo dell’organizzazione, della comunicazione congressuale e della ristorazione. L’agenzia sarà in grado di comprendere i bisogni dell’azienda e garantire la presenza di hostess specializzate/i, che rappresenteranno, al meglio, l’immagine stessa dell’azienda, per il periodo della fiera e/o congresso. Grazie alle preziose informazioni fornite da una delle agenzie più grandi d’Italia del settore, il ruolo strategico dell’agenzia hostess Roma e dintorni non ha più segreti.
Hostess congressuali, di cosa si occupano
Le hostess congressuali si occupano di molte attività, che garantiscono l’assistenza e il supporto in eventi fieristici e congressuali, come ad esempio:
- fornire informazioni generali sullo svolgimento dell’evento;
- distribuire materiale informativo e commerciale;
- gestire le procedure organizzative in relazione a trasferimenti, allestimenti di stand e servizi di prenotazione;
- controllare il funzionamento degli strumenti elettronici, come microfoni e proiettori, presenti in sala;
- assiste l’ospite durante le varie attività programmate.
Diventa un punto di riferimento per il partecipante al congresso e/o all’evento. Difatti, si occupa anche di attività di segreteria organizzativa, al fine di assicurare la buona riuscita dell’evento. Quando il ruolo riveste, anche funzioni legate al marketing e alla promozione commerciale dell’azienda, l’hostess e lo steward congressuali assumono la funzione strategica di Brand Ambassador. Diventano, quindi, l’immagine stessa dell’azienda, durante l’evento.
L’importanza delle competenze trasversali
L’hostess congressuale è in possesso di diploma e spesso di laurea in lingue o pubbliche relazioni. La conoscenza fluente di una o più lingue straniere è indispensabile per svolgere il proprio ruolo, in modo efficace ed efficiente, con clienti e/o fornitori stranieri. Le situazioni, che si possono incontrare, sono le più diverse. Spesso l’hostess congressuale accompagna il management dell’azienda italiana presso fiere o congressi, che si tengono all’estero. Oppure accoglie clienti stranieri presso gli uffici dell’azienda, offrendo tutte le informazioni necessarie, dagli spostamenti agli orari.
Per esercitare la professione in modo ottimale, è preferibile specializzarsi, non solo in una o più lingue straniere, ma anche in settori differenti, in modo che l’hostess o lo steward congressuale acquisiscano competenze ed esperienze in settori specifici, rendendoli più appetibili sul mercato del lavoro.
L’hostess e steward congressuali sono in possesso di competenze trasversali, che fanno la differenza sull’andamento dell’evento stesso. Difatti, conoscono e padroneggiano i processi organizzativi, che caratterizzano i vari eventi e convegni, e le tipologie di location. Sono in grado di applicare tecniche di gestione delle dinamiche di gruppo ei pianificazione delle attività. Il cliente diventa centrale nell’implementazione di tecniche di accoglienza, di comunicazione efficace e interazione, verbale e non verbale.
È importante che le aziende si rivolgano ad agenzie specializzate, che selezionano e formano hostess congressuali di alto livello, al fine di fornire la figura professionale più adatta e performante per il cliente.
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