Secondo i dati forniti da AgID (Agenzia per l’Italia digitale) nel corso del primo bimestre 2020 il numero di caselle PEC è aumentato di quasi un milione di unità rispetto allo stesso periodo dell’anno precedente, con un correlato aumento dei domini di oltre 3.000 unità.
Lo strumento sembra quindi aver preso piede e appare destinato a mantenere un ruolo di primo piano nel processo di digitalizzazione del Paese.
Per le aziende la corretta gestione della o delle caselle PEC è fondamentale per non perdere avvisi e documenti importanti sia in entrata che in uscita.
Cos’è la PEC e perché è così importante
La posta elettronica certificata, abbreviata con l’acronimo PEC, ha infatti lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento.
Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta, sulla cui attività vigila l’AgID, invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata.
Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale.
I vantaggi per le imprese
La necessità di possedere una casella PEC non deve essere vista solo dal punto di vista dell’obbligo di legge, ma piuttosto come una risorsa per le imprese.
Innanzitutto l’utilizzo della posta elettronica certificata rappresenta per le aziende un risparmio di tempo e denaro. La necessità di consegnare ad altri, aziende o pubblica amministrazione, numerosi documenti ufficiali durante il corso dell’anno rende la PEC un modo per evitare la consegna brevi manu, le lunghe code agli uffici postali e l’attesa dei tempi di consegna.
Allo stesso tempo il costo annuale di una casella PEC è nettamente inferiore alla spesa che un’azienda dovrebbe sostenere per consegnare lo stesso numero di documenti con i mezzi tradizionali di spedizione.
Inoltre, trattandosi di un sistema certificato, l’utilizzo della PEC garantisce l’integrità e la sicurezza dei contenuti, senza tralasciare l’aspetto ecologico che va a braccetto con il processo di dematerializzazione: ogni messaggio di posta elettronica certificata, corredato da documenti e ricevute, è reperibile in ogni momento e archiviato nella casella senza necessità di stampa cartacea.
