Scopri il futuro degli eventi aziendali: costi ridotti, tecnologia all’avanguardia e successo virtuale. Entra nel mondo delle conferenze online ora
Lunghe, lente e noiosissime: c’erano una volta le conferenze aziendali, oggi sostituite da eventi smart e supertecnologici a partecipazione virtuale. Complice la lunga parentesi della pandemia, organizzare conferenze aziendali, riunioni e meeting on line è diventato sempre più frequente.
I vantaggi sono diversi, a partire dalla possibilità di raggiungere un pubblico più ampio rispetto a un evento in presenza. L’utilizzo delle sempre più diffuse tecnologie per eventi consente infatti la partecipazione anche a chi è impossibilitato a raggiungere il luogo dell’evento.
Costi ridotti e budget più leggeri
Facilmente intuibili anche i vantaggi economici: organizzare una conferenza aziendale online permette di tagliare notevolmente i costi per destinare magari i risparmi per eventi e appuntamenti più importanti. Costi ridotti anche per i partecipanti virtuali che non saranno costretti a sopportare viaggi lunghi e faticosi, con tutte le relative spese di trasferta.
L’evento on line cancella inoltre, in un colpo solo, anche tutti gli imprevisti legati al maltempo o a qualsiasi altro impedimento.
Insomma la buona riuscita dell’evento è garantita con un budget decisamente più leggero: bastano questi due elementi per capire perché l’organizzazione di appuntamenti a partecipazione virtuale è sempre più diffusa.
In calo il numero di eventi in presenza
L’evento in presenza, al quale eravamo abituati prima del Covid, è qualcosa di circoscritto a situazioni particolari, in cui per motivi di immagine, visibilità o altro non si può assolutamente prescindere dal contatto fisico. Se da una parte gli eventi in presenza offrono la possibilità di networking e interazioni dirette, gli eventi virtuali devono fare necessariamente affidamento sui contenuti.
Diventa quindi fondamentale segmentare i contenuti in base al pubblico e scegliere la modalità di distribuzione e fruizione più adatta al target individuato.
Tecnologia valore aggiunto
È chiaro che un evento virtuale richiede uno sforzo in più in termini di creatività e tecnologia: coinvolgere il pubblico attraverso uno schermo è più difficile, gli elementi di distrazione, quando si è da soli in casa o dietro la scrivania del proprio ufficio, sono tanti e mantenere l’attenzione a lungo, magari su tematiche non esattamente entusiasmanti, può diventare molto complicato.
La tecnologia, come anticipato, diventa allora l’alleata più preziosa per la buona riuscita di una conferenza aziendale o di un altro qualsiasi evento virtuale. Il primo passo è la creazione di un sito web per promuovere l’evento e trasferire contenuti e informazioni utili.
Curare tutte le fasi di un evento
La registrazione è il primo strumento per la raccolta dei dati, in quanto i partecipanti trasferiscono preferenze e informazioni personali, creando di fatto una rete di contatti molto utile per gli organizzatori.
Sempre più frequente il ricorso alle App mobili che rappresentano il principale strumento di interazione tra pubblico e azienda: il primo può dialogare direttamente, in maniera rapida e semplice, con l’altra parte per ottenere informazioni di varia natura. L’azienda, a sua volta, stabilisce un contatto diretto e duraturo con un potenziale cliente.
Tutto finito? Neanche per sogno, è tempo di valutare la riuscita dell’evento, attraverso la raccolta e la catalogazione di tutti quei feedback che permettono agli organizzatori di analizzare le reazioni dei partecipanti e arrivare ad un bilancio conclusivo. Un passaggio fondamentale per stringere la rete di contatti creata e ottenere precise indicazioni anche per altri eventuali appuntamenti da organizzare in futuro.
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